Письма клиентам с разными суммами, напоминания об оплате, индивидуальные приглашения, акты на подпись — текст почти одинаковый, меняются только имя, пара цифр и вложение. Копировать и править вручную долго, и легко ошибиться адресатом или суммой. Разберём, как готовить такие письма пачкой.
Шаблоны в почте
Большинство почтовых клиентов умеют сохранять шаблоны и подставлять имя. Этого хватает для пары писем в день, но не для рассылки по списку из сотни строк с разными данными и вложениями.
Слияние для писем
Слияние Word или почты подставляет поля из таблицы в шаблон. Работает, пока письма простые. Сложности появляются, когда нужно:
- своё вложение для каждого адресата (договор, акт, счёт);
- условный текст в зависимости от данных;
- собрать письмо из нескольких источников;
- понятно назвать и сохранить каждое письмо.
Сначала — аккуратный список
Любая рассылка начинается с таблицы: адресат, контакт, персональные данные, какое вложение приложить. Чем чище список, тем меньше ошибок. Большинство проблем с рассылками — это проблемы с исходными данными.
Инструмент под вашу рассылку
Если вы регулярно готовите однотипные письма по списку, это удобно автоматизировать: инструмент берёт таблицу с данными и шаблон, собирает персональные письма, при необходимости формирует для каждого своё вложение и готовит всё к отправке.
Честно про рассылки
Массовые письма нужно делать аккуратно и по согласию получателей — инструмент помогает с подготовкой писем и документов, а не с обходом правил рассылки и спам-фильтров. Это важно держать в голове, чтобы не навредить репутации отправителя.
Что прислать для оценки
- образец письма, который отправляете сейчас;
- пример таблицы со списком;
- описание, нужны ли персональные вложения.
Готовите однотипные письма по списку? Опишите задачу — подскажем, как её собрать.