«Хочу что-нибудь автоматизировать, но не знаю, с чего начать» — частый запрос. Хорошая новость: начинать стоит не с самого сложного, а с самого частого и однообразного. Разберём, как выбрать первую задачу, чтобы автоматизация окупилась быстро и не превратилась в долгий проект.
Три признака хорошей задачи для старта
- Повторяется часто. Каждый день или каждую неделю — тогда экономия заметна сразу.
- Делается по одной и той же логике. Чёткие шаги, которые легко описать словами.
- Однообразна и скучна. Именно на такой работе чаще всего ошибаются от усталости.
Если задача редкая, каждый раз разная и требует решений по ситуации — автоматизировать её рано.
Посчитайте, во что обходится рутина
Прикиньте по простой формуле: сколько минут занимает задача × сколько раз в неделю повторяется × сколько стоит час вашей работы. На главной есть калькулятор рутины, который превращает это в часы и деньги за месяц. Если цифра ощутимая — задача хороший кандидат на автоматизацию.
Как описать задачу, чтобы её оценили
Не нужно техническое задание. Достаточно ответить на несколько вопросов:
- что вы делаете руками, по шагам;
- какие файлы используете на входе;
- какой результат хотите получать;
- сколько времени это занимает и как часто повторяется.
И приложить 1–2 примера файлов (можно обезличенных).
Типичные кандидаты
- обработка и сведение Excel;
- заполнение документов по шаблону;
- перенос данных из PDF в Excel;
- сборка коммерческих предложений;
- сверка таблиц и прайсов;
- разбор тендерной документации.
Полный список — на странице «Что можно автоматизировать».
Чего ожидать реалистично
Не всё автоматизируется на 100%, и не всё — за один день. Простые задачи можно сделать быстро, сложные сначала оцениваются. Если файлы каждый раз очень разные, об этом честнее сказать заранее, чем обещать чудо.
С чего начать
Возьмите одну задачу, которая раздражает больше всего, и опишите её — мы посмотрим примеры файлов и скажем, можно ли быстро превратить её в кнопку.