Тендерная работа — это много однотипных документов и внимательная сверка под сроки. Ошибся или не успел — вылетел из закупки. Этот кейс про то, как снять с человека механическую часть.
С чем пришли
К каждой закупке готовился пакет документов, где менялись одни и те же поля: реквизиты, позиции, суммы, даты. Заполняли руками, по одному. Параллельно нужно было разбирать поступающие заявки и сверять их между собой — тоже глазами.
Времени уходило много, а цена ошибки высокая: опечатка в документе или пропущенная заявка стоят участия в закупке.
Что сделали
Разделили задачу на две части:
- Заполнение документов — данные подставляются в пакет автоматически, по шаблонам.
- Анализ заявок — поступившие заявки собираются в сводку, где видно ключевые поля и расхождения.
Механическая часть ушла в инструмент, за специалистом осталась экспертиза и решения.
Как это работает
- данные закупки подставляются в комплект документов;
- готовый пакет остаётся проверить;
- заявки сводятся в таблицу со сравнением — что есть, чего не хватает, где расхождения.
Что важно
Инструмент не «принимает решения за тендерного специалиста» — он готовит данные и документы. Документация бывает очень разной, поэтому под нестандартные форматы делается отдельная настройка.
Формат — под ключ с поддержкой: дорабатываем под новые типы закупок и шаблоны. Подробнее — «Автоматизация тендеров», а живой пример — наш сервис Tenderman.
Готовите документы и разбираете заявки руками? Опишите задачу — посмотрим, что можно автоматизировать.